CZWARTY FILM Z CYKLU KWADRANS Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ.
Będziemy dzisiaj rozmawiać o komunikacji: narzędziach i rodzajach komunikacji.
Zacznę od tego, jakie są rodzaje komunikatorów. Możemy komunikować się na Slacku, na Asanie, drogą e-mail, na Messengerze, WhatsAppie albo poprzez wideokonferencje na przykład na Zoomie, Skypie, albo też podczas rozmowy telefonicznej.
Jakie są sposoby komunikacji?
Chciałabym poruszyć ten temat, jak to robić dobrze, żeby ta komunikacja była sprawna, aby nie było niedomówień, czy nieporozumień, by praca szła dobrze i delegowanie było skuteczne.
Pierwszym ważnym aspektem jest, aby komunikację i komunikatory dobrać odpowiednio pod Was, czyli żebyście oboje z Wirtualną Asystentką dokładnie mieli ustalone, na jakich komunikatorach ze sobą współpracujecie i jak ta komunikacja ma się odbywać. Czyli kolejną rzeczą jest to, żeby ona była w ustalonym przez Was wcześniej czasie, bo może się zdarzyć, że Ty pracujesz w innych godzinach i w inne dni niż Twoja Wirtualna Asystentka. Ważne jest, żeby to do siebie odpowiednio dobrać.
Kolejną ważną sprawą jest to, że jeżeli komunikujecie się w formie pisemnej, każde zadanie musi być dokładnie rozpisane i omówione. Tak, aby Wirtualna Asystentka po przeczytaniu tego zadania doskonale wiedziała co i w jaki sposób ma wykonać i przede wszystkim, w jakim czasie ma być zrealizowanie to zadanie.
Następnie ważną sprawą jest, aby planować zadania z wyprzedzeniem, aby nie okazało się później, że delegujesz na ostatnią chwilę, żeby cokolwiek było. Albo mało tego – nagle zależy Ci na tym, żeby to było zrobione jak najszybciej, najlepiej na wczoraj. To też może być problematyczne, szczególnie dla Wirtualnej Asystentki, która ma więcej klientów i ona sama z tygodniowym wyprzedzeniem planuję swoją pracę także dla innych klientów.
Bardzo istotnymi jest, aby ona faktycznie mogła spokojnie to zadanie zaplanować i wykonać w odpowiednim czasie. Moja zasada: nic na wczoraj. Jeżeli to nie jest zadanie awaryjne, że naprawdę coś się zepsuło, jakiś system padł, jest jakiś poważny problem, coś trzeba szybko załatwić to – moi klienci wiedzą, że należy delegować wszystko z wyprzedzeniem. Jeżeli jest „pożar” – to wtedy oczywiste, że Wirtualna Asystentka pomoże zażegnać problem, ale to mogą być sytuacje wyjątkowe, raz na czas, a nie na zasadzie, że „pożar” występuje codziennie.
Jeżeli komunikujecie się poprzez Zoom, Skype, albo telefonicznie, to dobrą praktyką jest to, aby poprosić Wirtualną Asystentkę o to, żeby powtórzyła swoimi słowami Twoje polecenie, wtedy masz pewność, że ona dokładnie zrozumiała, co jest do zrobienia i zrobi to faktycznie tak, jak powinno być zrobione i pamiętaj też o tym, że bardzo ważną rzeczą jest, iż na samym początku współpracy musisz znaleźć czas na to, żeby wprowadzić Wirtualną Asystentkę do swojego biznesu i poświęcić jej czas na to, aby wiedziała, co będzie w jej obowiązkach i w jaki sposób ma wykonywać zadania i co ona potrzebuje od Ciebie dostać wcześniej, aby móc zrealizować dane zadanie.
Pamiętaj, że Wirtualna Asystentka nie jest wróżką i nie potrafi czytać w myślach. Ważne jest to, żeby faktycznie zadania delegować konkretnie i jasno, aby nie było żadnych niejasności, które później mogą doprowadzić do tego, że zadanie zostanie źle wykonane, albo nie na czas, bo Wirtualna Asystentka nie dostała od Ciebie instrukcji.
Zawsze dawaj feedback.
Jeżeli Wirtualna Asystentka, o coś się dopytuje i potrzebuje się jeszcze dodatkowo czegoś dowiedzieć, pamiętaj, żeby nie traktować tego jako zawracanie Ci głowy, tylko żeby faktycznie odpowiedzieć jej, bo ona po prostu chce wykonać to zadanie rzetelnie na czas, żeby wszystko było dobrze i tak jak należy.
Jeżeli Wirtualna Asystentka prosi Cię o feedback, abyś dał znać, czy dane zadanie jest okej, czy można dane zadanie publikować, żeby można było sobie wszystko odhaczyć i przejść do kolejnych zadań, zrób to 🙂
Czasami przedsiębiorcy mają tak, że mają bardzo wiele spraw na głowie, potężną ilość obowiązków i mają takie poczucie, że oni po prostu chcą oddać te konkretne zadania Wirtualnej Asystentce i żeby one po prostu najlepiej znikły, nie istniały, żeby ona to wszystko sama zrobiła i żeby przedsiębiorca nie musiał już nawet myśleć o tego rodzaju zadaniach. To jest błąd, ponieważ nawet jeżeli coś oddelegujesz i masz w zamiarze, że to będzie praktycznie w pełni robione przez Wirtualną Asystentkę to i tak musisz nadzorować, czy wszystko idzie dobrze i zgodnie z planem. Musisz, chociaż w małym stopniu uczestniczyć w tym danym zadaniu/projekcie, żeby po prostu to nie zrobiło się na zasadzie, że Twoja Wirtualna Asystentka jest 100% odpowiedzialna za daną część Twojego biznesu, w ten sposób to nie działa.
To są najważniejsze porady dla przedsiębiorców, jak współpracować z Wirtualną Asystentką, żeby to faktycznie fajnie działało i żebyście mogli naprawdę skutecznie współpracować, aby biznes szedł do przodu i się rozwijał, był coraz lepszy, skuteczniejszy oraz lepiej zarabiał.
Jeżeli szukasz wsparcia doświadczonych Wirtualnych Asystentek, zapraszam serdecznie do wstępnej konsultacji online.
Anna Kawecka-Buniewicz
Właścicielka Agencji marketingowo-asystenckiej VA-VOM
