Wirtualna Office Manager

1. Skontaktuj się z nami poprzez e-mail lub poprzez przycisk „kliknij i zamów bezpłatną konsultację”, który przekieruje Cię do naszego internetowego kalendarza rezerwacji. Na konsultacji omówimy szczegóły współpracy.

2. Następnie na skrzynkę e-mail wysyłamy Ci ustalenia po konsultacji, umowę współpracy, oraz ustalamy najlepszą drogę komunikacji i delegowania zadań. Gdy faktura jest opłacona, zaczynamy działać.

3. Do komunikacji i delegowania zadań używam wewnętrzne Asany, ale z Nozbe, Trello także pracujemy w razie potrzeby klienta. Korzystamy też ze  skrzynki e-mail, ale dostosujemy się też do innych form komunikacji.  

4. Do rozliczania czasu  pracy nad danym zadaniem używamy programu Toggl, który rejestruje czas naszych działań przy każdym zadaniu. Generujemy z niego co miesiąc raport i udostępniamy dla klienta/klientki.

Każdy klient i jego projekt jest w naszym systemie Toggl. Podczas pracy dla poszczególnego klienta startujemy timer i wpisujemy do zadania konkretne czynności, które były w danym czasie wykonywane. Po miesiącu generujemy raport i dostarczamy go wraz z fakturą do klienta. Na raporcie jest dokładnie wyszczególnione co i kiedy było robione oraz ile czasu zajęło. UWAGA! Konsultacje telefoniczne oraz poprzez wideo rozmowy także są liczone jako czas pracy wirtualnej asystentki.

Pierwsza faktura wystawiana jest z góry, każda kolejna już z dołu konkretnie za wypracowane w danym miesiącu godziny. Faktura np. za cały marzec, wystawiana jest 31 marca, a na jej uregulowanie masz 7dni.

Po podpisaniu umowy współpracy z klauzulą o poufności i RODO oraz opłaceniu pierwszej faktury (wystawiana z góry), zaczynamy pracę.

Tak, właścicielka firmy jest dostępna na 15-minutową bezpłatną pierwszą konsultację dla nowych klientów, aby porozmawiać o ich potrzebach. Można się umówić na taką rozmowę poprzez system Calendly, który udostępniamy na stronie.

Siedziba firmy znajduje się w Holandii, dlatego ceny podane są w Euro, a podatek (czyli nasz polski VAT) tutaj to BTW. Dla klientów z Polski / innego kraju UE, na fakturze przeliczamy € na PLN (lub inną walutę zależną od kraju), a podatek powinien być rozliczony przez klientów w ich kraju zamieszkania (odwrotne obciążenie), czyli tym samym klient powinien być podatnikiem VAT-UE. Cena podane powyżej jest cenami netto – każdy kraj ma inne oprocentowanie podatku obrotowego.

Proszę przygotować sobie listę tematów do omówienia oraz listę zadań, które planują Państwo oddelegować. Na początek tyle wystarczy.

Każdego dnia podnosimy swoje kompetencje, aby móc rozszerzać swoją ofertę regularnie i jak najlepiej spełniać oczekiwania naszych klientów, dlatego zapraszamy do kontaktu, zobaczymy, co da się zrobić.

Wychodzimy z założenia, że tak naprawdę każdy klient, to indywidualny przypadek, dlatego chętnie wysłuchamy wszelkich potrzeb na bezpłatnej konsultacji wstępniej.