POZNAJ NASZĄ OFERTĘ
WIRTUALNA OFFICE MANAGER
ZDALNA SZEFOWA ADMINISTRACJI
Wirtualna Office Manager, to zdalna szefowa Twojego biura, która idealnie zadba o Twoją administrację firmową. Jest odpowiednikiem Office Managera w stacjonarnych biurach i koordynuje pracę biurową oraz obsługuje klientów.

czym zajmuje się office manager?
- RESEARCH
- REKRUTACJA PODWYKONAWCÓW
- PILNOWANIE TERMINÓW
- OBSŁUGA KLIENTA
- USŁUGI CONCIERGE
- PRACA W SYSTEMACH WEWNĘTRZNYCH KLIENTA
- ZARZĄDZANIE KALENDARZEM
- TWORZENIE I EDYCJA DOKUMENTÓW
- WYSTAWIANIE FAKTUR
- PRACE ADMINISTRACYJNE
- OBSŁUGA SKRZYNKI E-MAIL
- REDAGOWANIE PISM
Korzyści z zatrudnienia wirtualnej office manager
ADMINISTRACYJNE WSPARCIE
Wirtualna Office Manager odciąży Cię od podstawowych, rutynowych zadań w Twojej firmie. Zajmie się administracją i papierologią.
PAPIERKOWA WYMIATACZKA
Wirtualna Office Manager jest wymataczką w dokumenty, administrację i wszelkie biurowe sprawy, których w większości my przedsiębiorcy nie znosimy.
JAK WYGLĄDA ROZPOCZĘCIE WSPÓŁPRACY?
Na początku zapraszam do zarezerwowania dogodnego terminu bezpłatnego i niezobowiązującego 15-minutowego spotkania na Zoom w moim kalendarzu.
Następnie podczas rozmowy omawiamy Twoje potrzeby, podpowiadam możliwości, dostosowujemy metody współpracy oraz dobieramy Wirtualną Office Manager.
Po rozmowie proszę o dosłanie danych do umowy oraz faktury. Przy pierwszym miesiącu współpracy obowiązuje 10 godzinowy pakiet opłacany z góry [pakiet usług w języku polskim 210€ (952zł) netto, pakiet w języku angielskim 290€ (1315zł) netto], a kolejne faktury są już realizowane z dołu. Czyli nasi klienci nie muszą już wykupywać kolejnych pakietów, a pod koniec miesiąca rozliczeniowego dostają raporty i faktury za wykonaną pracę asystentki w danym okresie.
Im więcej godzin nam się deleguje, tym stawka godzinna jest niższa.
Usługi w języku polskim:
- Do 25 godzin miesięcznie jest to 19€ netto/h (około 86zł)
- 25-50 godzin jest to 18€ netto/h (około 82zł)
- powyżej 50 godzin jest to 17€ netto/h (około 77zł)
Usługi w języku angielskim:
- Do 25 godzin miesięcznie jest to 27€ netto/h (około 123zł)
- 25-50 godzin jest to 26€ netto/h (około 118zł)
- powyżej 50 godzin jest to 25€ netto/h (około 114zł)
FAQ
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA + ODPOWIEDZI
1. Skontaktuj się z nami poprzez e-mail lub poprzez przycisk „kliknij i zamów bezpłatną konsultację”, który przekieruje Cię do naszego internetowego kalendarza rezerwacji. Na konsultacji omówimy szczegóły współpracy.
2. Następnie na skrzynkę e-mail wysyłamy Ci ustalenia po konsultacji, umowę współpracy, oraz ustalamy najlepszą drogę komunikacji i delegowania zadań. Gdy faktura jest opłacona, zaczynamy działać.
3. Do komunikacji i delegowania zadań używam wewnętrzne Asany, ale z Nozbe, Trello także pracujemy w razie potrzeby klienta. Korzystamy też ze skrzynki e-mail, ale dostosujemy się też do innych form komunikacji.
4. Do rozliczania czasu pracy nad danym zadaniem używamy programu Toggl, który rejestruje czas naszych działań przy każdym zadaniu. Generujemy z niego co miesiąc raport i udostępniamy dla klienta/klientki.
Każdy klient i jego projekt jest w naszym systemie Toggl. Podczas pracy dla poszczególnego klienta startujemy timer i wpisujemy do zadania konkretne czynności, które były w danym czasie wykonywane. Po miesiącu generujemy raport i dostarczamy go wraz z fakturą do klienta. Na raporcie jest dokładnie wyszczególnione co i kiedy było robione oraz ile czasu zajęło. UWAGA! Konsultacje telefoniczne oraz poprzez wideo rozmowy także są liczone jako czas pracy wirtualnej asystentki.
Pierwsza faktura wystawiana jest z góry, każda kolejna już z dołu konkretnie za wypracowane w danym miesiącu godziny. Faktura np. za cały marzec, wystawiana jest 31 marca, a na jej uregulowanie masz 7dni.
Po podpisaniu umowy współpracy z klauzulą o poufności i RODO oraz opłaceniu pierwszej faktury (wystawiana z góry), zaczynamy pracę.
Tak, właścicielka firmy jest dostępna na 15-minutową bezpłatną pierwszą konsultację dla nowych klientów, aby porozmawiać o ich potrzebach. Można się umówić na taką rozmowę poprzez system Calendly, który udostępniamy na stronie.
Siedziba firmy znajduje się w Holandii, dlatego ceny podane są w Euro, a podatek (czyli nasz polski VAT) tutaj to BTW. Dla klientów z Polski / innego kraju UE, na fakturze przeliczamy € na PLN (lub inną walutę zależną od kraju), a podatek powinien być rozliczony przez klientów w ich kraju zamieszkania (odwrotne obciążenie), czyli tym samym klient powinien być podatnikiem VAT-UE. Cena podane powyżej jest cenami netto – każdy kraj ma inne oprocentowanie podatku obrotowego.
Proszę przygotować sobie listę tematów do omówienia oraz listę zadań, które planują Państwo oddelegować. Na początek tyle wystarczy.
Każdego dnia podnosimy swoje kompetencje, aby móc rozszerzać swoją ofertę regularnie i jak najlepiej spełniać oczekiwania naszych klientów, dlatego zapraszamy do kontaktu, zobaczymy, co da się zrobić.
Wychodzimy z założenia, że tak naprawdę każdy klient, to indywidualny przypadek, dlatego chętnie wysłuchamy wszelkich potrzeb na bezpłatnej konsultacji wstępniej.
Poczytaj o wirtualnej office manager na naszym blogu

Co mówią nasi klienci?
Poznaj opinie osób, które nam zaufały!
Narastała we mnie coraz większa frustracja, że nie dźwigam tego wszystkiego sama, w głowie robił się mętlik od natłoku różnych informacji i zadań, które powinnam wykonać.
Któregoś dnia natrafiłam na jednej z grup na reklamę Pani Ani zdecydowałam się, że spróbuję, bo czas ucieka, a ja dalej stoję w miejscu. Dzięki Pani Ani krok po kroku ogarniamy razem tematy, więc wreszcie idzie do przodu.
Oprócz niesamowitego wsparcia technicznego Pani Ania jest przemiłą, cierpliwą osobą, która dodatkowo potrafi zdopingować i zmotywować do działania. Jedyne czego dzisiaj żałuję — to tego, że tak późno zdecydowałam się na ten krok."
Co bardzo cenię, to własna inicjatywa asystentki i nowe pomysły, które później są realizowane. Asystentka pomaga mi w kampaniach reklamowych, obsłudze newslettera oraz w przygotowywaniu tekstów do prezentacji i mediów społecznościowych. Mam bardzo dużo zleceń i dzięki współpracy nie muszę myśleć o wielu sprawach dotyczących reklamy. Uzgadniamy zadania, które są realizowane, co daje mi na pewno więcej luzu i czasu, który mogę poświęcić na inne sprawy.
Jestem zadowolony również z pomocy innych osób z zespołu. Ułatwia to realizację nowych pomysłów, gdzie potrzebne są różne kwalifikacje. Zasady współpracy są jasne, a raporty odzwierciedlają zadanie i czas realizacji poszczególnych projektów.."
Wie dokładnie co wyciąć, a co zostawić i w jakich momentach wstawić muzyczne efekty. Zna narzędzia techniczne takie jak Audacity, Auphonic i inne, dzięki, którym efekt brzmi profesjonalnie i podcastu świetnie się słucha. Bez jej pomocy trudno by mi było poważyć się na rozpoczęcie mojej przygody z podcastingiem!
Polecam serdecznie jej profesjonalną pomoc każdej osobie, która chce ruszyć z podcastem, a obawia się strony technicznej."