Drugi film z cyklu kWAdrans z Wirtualną Asystentką.
Dam Ci kilka wskazówek, jak przygotować się na konsultację z Wirtualną Asystentką.
Po pierwsze przemyśl sobie, co dokładnie robisz w swojej firmie, co lubisz, czego nie lubisz. Co jest dla ciebie czasochłonne, co idzie Ci sprawnie, na co nie masz czasu, a chciałbyś/chciałabyś mieć. Zapisz sobie to wszystko na kartce. Będziesz mieć listę, którą później możesz wykorzystać jako podstawę do rozmowy z Wirtualną Asystentką.
Proponuję, żeby zaznaczać zadania zakreślaczem jednym kolorem to, co Ty chcesz robić / możesz robić / musisz robić w swojej firmie a drugim kolorem to, co możesz albo chcesz oddelegować Wirtualnej Asystentce.
Wypisz wszystko, co przychodzi ci do głowy, bo tak naprawdę z Wirtualnymi Asystentkami bywa tak, że czegoś nie mają wypisanego w ofercie, a okazuje się, że tego typu zadanie też wykonają – nie zdążyły jej po prostu zaktualizować.
Na rozmowie z Wirtualną Asystentką warto dopytać, czy dane zadanie wykonuje, czy może trzeba będzie poszukać jeszcze kogoś innego do danego typu zadań.
Dobrą praktyką jest też przestudiowanie oferty Wirtualnej Asystentki, z którą chcesz się umówić na wstępną rozmowę, bo wtedy masz zarys, listę pomocniczą zadań, które chcesz oddelegować, albo nawet dopiero co wprowadzić do Twojej firmy, bo może się okazać na przykład, że nie masz jeszcze newslettera, a ta Wirtualna Asystentka może o niego zadbać.
Spotkanie online.
Zazwyczaj spotkania z Wirtualną Asystentką trwają od 15 do 30 minut. To jest rozmowa, na której spotykacie się, żeby się poznać, żeby się dogadać, co ta Wirtualna Asystentka może dla Ciebie zrobić, jak może Ci pomóc i też, jakie ma predyspozycje.
Ważne jest też, żeby też na tej rozmowie nie tylko dogadać się pod względem zadań, ale też tego, w jakim czasie będziecie pracować i na jakich narzędziach. Może się okazać, że Wirtualna Asystentka pracuje dajmy na to – od godziny 8.00 do 15.00, i tylko przez 4 dni w tygodniu.
Może się tak zdarzyć, bo tak naprawdę każda Wirtualna Asystentka ma inny system pracy, inne godziny pracy zależne tak naprawdę od jej życia, od tego, co robi poza wirtualną asystą. Mogą być godziny zależne od życia rodzinnego, czy ma dzieci, w jakim wieku i tak dalej.
Warto się dogadać pod tym kątem, w jakich godzinach pracuje w jakie dni, kiedy może Ci pomagać, jaka jest jej dyspozycyjność, jak będzie wyglądała komunikacja, czyli jak będziecie ze sobą się komunikować, przez jakie narzędzie, w jakim czasie tak, żeby to jednak dograć, bo może się okazać, że Ty pracujesz na przykład wieczorami, a Wirtualna Asystentka pracuje rano.
Ważne, żeby po prostu sobie to ustalić, na jakich kanałach się komunikujecie, czyli to będzie e-mail, czy to będzie Slack, czy to będzie Messenger. Ważne jest to, żeby i Tobie i Wirtualnej Asystentce to odpowiadało.
Narzędzia do delegowania.
Czyli czy będziecie pracować na przykład na Asanie, na Trello, czy na Nozbe, lub na jakimkolwiek innym systemie, w którym możesz tej Asystentce delegować zadania. Dzięki pracy w tego typu systemie można zadania rozpisać w czasie, ustalić kto, co robi i na kiedy. Dodawać różne załączniki potrzebne do zadań.
Może się okazać, że na przykład o ile Wirtualna Asystentka działa na danym narzędziu, to Ty tak niekoniecznie chcesz, no to wtedy e-mail też wystarczy i ja sama mam klientów, z którymi zadania wyłącznie delegowane są e-mailowo, ponieważ nie czują się na siłach do takich programów typu Asana.
I to jest okej i nie ma problemu, też dajemy radę, aczkolwiek Asana bardzo fajnie usprawnia pracę i ma się „czarno na białym” co na kiedy jest zrobione, kto daną czynność robi, to naprawdę jest pomocne. Wirtualna Asystentka może Cię przeszkolić z Asany. Ja na przykład mam nagrany film instruktażowy, który pokazuje jak działać na Asanie moim klientom.
Co jest jeszcze istotne – partnerskie podejście.
Kolejna sprawa, to jest to takie „flow”, czy między wami „zaklikało”, czy czujecie, że fajnie wam się będzie współpracowało, czy może coś nie gra. Czasami może coś nie grać i warto zwracać uwagę na swoją intuicję.
Tak naprawdę rozmowa jest dla obojga stron, bo ja też sobie sprawdzam, z kim będę pracowała, co to za osoba, jakie ma zadania, czy to faktycznie „kliknie”, czy może coś jest nie tak. Więc to tak jakby działa w dwie strony i warto też zwrócić na to uwagę.
Bo tak naprawdę, jeżeli chcesz współpracować z Wirtualną Asystentką, to musisz pamiętać, że to nie jest Twój pracownik i nie możesz podchodzić do niej z góry. A to czasami się zdarza, że klient ma jeszcze to stare przeświadczenie, że ,,Klient nasz Pan!’’, a tak naprawdę Wirtualna Asystentka to też przedsiębiorca, możliwe, że niedługo też będzie potrzebowała swojej pomocy w postaci własnej Wirtualnej Asystentki, więc ważne jest tutaj, żeby traktować się partnersko, jeżeli chcesz i możesz sobie na to pozwolić, przejść nawet od razu na ,,Ty’’ to też inaczej się rozmawia, inna jest energia niż tak panować/paniować. Musisz to wszystko wyczuć tak naprawdę.
Są Wirtualne Asystentki, które na tej pierwszej rozmowie się stresują, a są takie, które są otwarte, mówią wprost, jak jest. Sypią pomysłami „z rękawa”, jakby to był ich biznes tak naprawdę, a widzicie się pierwszy raz, także to zależy. Musisz też zwrócić uwagę na to, że jeżeli Wirtualna Asystentka jest taka dosyć skryta, nie oznacza, że jest gorszą specjalistką po prostu często to kwestia charakteru.
Może się okazać, że spotkasz Wirtualną Asystentkę, która sama zacznie rozmowę, sama Ci wszystko powie co i jak, o co chodzi, że tak naprawdę nie będziesz musiał nawet za bardzo zadawać pytań tej Wirtualnej Asystentce, tylko ona sama Ci wszystko wyłoży na tacy.
Oczywiście każda Wirtualna Asystentka da Ci to pole do wypowiedzi, co potrzebujesz, jak chcesz, żeby to wszystko wyglądało – rzecz oczywista. Tylko tu bardziej sugerowałam taki różny charakter, żeby się nie zniechęcać, jak ktoś jest bardzo skryty, a Ty też w sumie nie wiesz, czego się spodziewać po tej rozmowie, po tej Wirtualnej Asystentce, bo to nie jest żadna ujma i nie świadczy o tym, że ktoś dopiero zaczyna, boi się, czy coś innego. Niektórzy ludzie tacy są, są dosyć skryci i trzeba z nich troszeczkę powyciągać.
No to tak, to były takie moje wskazówki, jeżeli masz jakieś pytania do tego, jak powinna też przebiegać ta rozmowa z Wirtualną Asystentką, to oczywiście możesz pisać komentarze, ja chętnie odpowiem na każde pytanie.
Szukasz Wirtualnej Asystentki dla swojego biznesu? Zapraszam do zajrzenia do oferty mojej Agencji marketingowo-asystenckiej VA-VOM.
Zapraszam również do wstępnej konsultacji online.
Anna Kawecka-Buniewicz
Właścicielka Agencji marketingowo-asystenckiej VA-VOM
