TRZECI FILM Z CYKLU KWADRANS Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ.
Tym razem skupimy się na formalnościach z Wirtualną Asystentką.
1. Umowa
Każda Wirtualna Asystentka powinna posiadać zestaw umów. Umowę o współpracę, w której jest zawarta klauzula poufności, albo dodatkową umowę dotycząca poufności. Do tego oczywiście umowę dotyczącą RODO. Warto sprawdzić, czy też w umowie jest zawarte przekazanie praw autorskich – powinno być.
2. Regulamin współpracy
Czyli takie podstawowe ustalenia związane z tym, w jaki sposób współpracujemy, jak wyglądają terminy oddawania zadań i delegowania, żeby to wszystko solidnie ustalić. Wirtualna Asystentka powinna posiadać taki regulamin, który co jakiś czas może aktualizować, ale o każdej aktualizacji powinna oczywiście zawsze informować przedsiębiorcę.
Są to zasady, dzięki którym będzie się dobrze współpracowało, ubezpieczają to, aby nie było żadnych problemów z komunikacją. Na przykład, że dana Wirtualna Asystentka nie pracuje po godzinie 16:00 i nie pracuje także w weekendy. Chodzi o to, żeby przedsiębiorca był tego świadomy, bo na pewno na tej rozmowie wstępnej, dany temat będzie poruszony, ale warto mieć to wszystko „czarno na białym”. Może być tak, że Wirtualna Asystentka będzie miała swój własny regulamin ustalony już wcześniej, a może być tak, że po prostu razem sobie ustalicie taki regulamin współpracy, żeby Wam się faktycznie fajnie i dobrze współpracowało.
3. Rozliczenia
Kolejna oczywiście sprawa: faktury. To jak się umówicie na rozliczenie, zależy od Was, ale większość Wirtualnych Asystentek przynajmniej na start proponuje pakiety płatne z góry. Zazwyczaj jest to termin od trzech do siedmiu dni na płatność, ale zanim Wirtualna Asystentka zacznie zadania, faktura musi być opłacona, a umowa podpisana, inaczej nie ruszy i to jest dobra praktyka w branży wirtualnej asysty.
Druga opcja – można się umówić po podpisaniu umowy, po sporządzeniu wszystkich formalności, regulaminów, że na przykład będziecie się rozliczać po przepracowanym miesiącu, czyli tak zwane nie „z góry” tylko „z dołu”.
Ja stosuję zasadę do płacenia z dołu, czyli za wypracowane godziny w danym miesiącu na przykład w sierpniu, faktura jest pierwszego września z terminem płatności siedmiu dni. Wcześniej miałam wyłącznie pakiety płatne z góry, jednak płacenie z dołu jest znacznie wygodniejsze dla moich klientów, a w większości mam klientów stałych.
4. Przekazanie dostępów
Oczywiście po podpisaniu umowy, wszelkich, formalnościach, następuje przekazanie haseł dostępu, czyli na przykład, żeby dać dostęp na Facebooka, Instagram, do WordPressa, do skrzynki e-mailowej, do YouTube itd.
Jak już to zrobicie, to już tak naprawdę też zależy od Was. Na przykład na Facebooku i Instagramie to jest proste, można dać funkcję administratora, czy redaktora. W WordPressie też możemy założyć konto, które w połowie ma możliwości zarządzające, ale są też takie programy i portale, gdzie trzeba przekazać hasło, inaczej się po prostu nie da, nie ma takiej możliwości, żeby dać funkcję administratora, moderatora itp. wtedy polecam to robić przez programy do szyfrowania haseł typu LastPass, KeePass, 1Password. Daje się wtedy dostęp Wirtualnej Asystentce tylko do tego konta, gdzie są wszystkie loginy i hasła, z tym że te hasła nie są widoczne, są zaszyfrowane.
5. Plan działania
Następna rzecz, to trzeba ustalić plan działania, umówić się na przykład na Skype, czy na Zoom, porozmawiać albo po prostu w programie do delegowania np. Asana.
Ważne, żeby też przy tym planowaniu ustalić także:
– jakimi kanałami się komunikujecie,
– jak często,
– w jakie godziny i dni,
– w jakim programie.
Osobiście zawsze polecam Asanę, pracuję na niej z większością moich klientów i klientek, więc to jest naprawdę bardzo wygodna platforma i nie jest trudna w obsłudze. Jest dużo poradników i informacji jak jej używać, można też poprosić Wirtualną Asystentkę o wideoinstrukcję. Można też oczywiście działać na Trello, Nozbe, czy jakimkolwiek podobnym narzędziu.
Jeżeli szukasz wsparcia doświadczonych Wirtualnych Asystentek, zapraszam serdecznie do wstępnej konsultacji online.
Anna Kawecka-Buniewicz
Właścicielka Agencji Wirtualnych Asystentek VA-VOM
